Huishoudelijk Reglement van de POMologische Vereniging Noord-Holland

Dit reglement voorziet in zaken die niet in de statuten zijn vastgelegd.

Art. 1 Taken en verantwoordelijkheden

1.1 Bestuur:

a: verwezenlijkt samen met de leden de doelstelling van de vereniging;
b: schept voorwaarden voor een regelmatige uitgave van het verenigingsblad;
c: draagt zorg voor public relations in de ruimste zin van het woord;
d: staat de belangen van de vereniging voor bij overheden en andere instellingen, diensten of personen;
e: bereidt de Algemene Vergadering voor;
f: organiseert ledendagen voor snoeien en enten;
g: organiseert sociale bijeenkomsten, zoals seizoensopening, nieuwjaarsbijeenkomst e.d.; h: is verantwoordelijk voor de inhoud van het kwartaalblad en de website.

1.2 Voorzitter:

a: houdt controle op de naleving van Statuten en Huishoudelijk Reglement;
b: stelt een jaarplan op voor de Algemene Vergadering;
c: draagt zorg voor een juiste uitvoering van de besluiten van de Algemene Vergadering;
d: bereidt samen met de secretaris bestuursvergaderingen voor;
e: is verantwoordelijk voor het uitvoeren van bestuursbesluiten.

1.3 Secretaris:

a: houdt het ledenbestand bij;
b: verzorgt de correspondentie, archiveert deze en overige stukken;
c: is aanmeldadres voor diverse verenigingsactiviteiten;
d: stelt een jaarverslag op voor de Algemene Vergadering;
e: draagt zorg voor het notuleren van de vergaderingen;
f: bereidt samen met de voorzitter bestuursvergaderingen voor en stelt de agenda op.

1.4 Penningmeester:

a: beheert de financiën van de vereniging;
b: stelt jaarlijks de begroting en de jaarrekening op.
c: geeft de kascontrolecommissie inzage in de boeken;
d: zorgt voor de inning van contributie en door hem/haar uitgestuurde rekeningen
e: is verplicht op eerste aanvraag van het bestuur inzage te geven in de boeken en de in kas zijnde gelden te verantwoorden.

1.5 Leden van het bestuur:

a: nemen in overleg met het bestuur specifieke taken op zich;
b: behartigen de goede gang van zaken in de vereniging.

Art.2 Rooster van aftreden bestuursleden:

1e jaar : voorzitter + lid.
2e jaar : penningmeester +lid
3e jaar : secretaris +(lid),(leden).
Het bestuur stelt kandidaten voor om opengevallen plaatsen in het bestuur in te nemen. Tegenkandidaten dienen 7 dagen voor de Algemene Vergadering schriftelijk aangemeld te zijn bij de secretaris.

Art.3 De agenda voor de jaarlijkse Algemene Vergadering bevat in elk geval:

a: het jaarverslag van het bestuur, opgesteld door de secretaris;
b: de notulen van de vorige Algemene Vergadering;
c: het financieel jaarverslag van de penningmeester;
d: het verslag van de kascommissie;
e: de begroting voor het komende jaar;
f: het beleidsplan van het bestuur voor het komende jaar;
g: het vaststellen van de contributie; h: bestuursverkiezing.

Art.4 Betalingen

a. Contributie. De jaarlijkse contributie dient voor 31 maart betaald te zijn. Leden, die dan nog niet betaald hebben, worden uitgesloten van verenigingsactiviteiten en krijgen het kwartaalblad niet meer toegestuurd. Aan het eind van het jaar worden zij, bij het alsnog niet nakomen van hun verplichtingen, als lid geschrapt. Zij die hun lidmaatschap willen beëindigen dienen dit 4 weken vóór het einde van het jaar schriftelijk of per e-mail bij het secretariaat te melden. Nieuwe leden die lid worden vóór 1 juli van een kalenderjaar betalen de volle contributie; zij ontvangen, indien beschikbaar, alle kwartaalbladen van dat kalenderjaar. Nieuwe leden die lid worden na 30 juni van een kalenderjaar betalen de helft van de contributie; deze leden ontvangen, indien beschikbaar, da laatste twee kwartaalbladen van dat kalenderjaar. Huisgenoten van leden kunnen ook lid zijn. Per adres wordt 1x contributie geheven. Bij stemmingen geldt per adres 1 stem. Ereleden betalen geen contributie.
b. Onkostenvergoeding Het bestuur geeft een kostenvergoeding aan leden die in het belang van de vereniging werkzaamheden verrichten. Het bestuur stelt de hoogte van deze vergoedingen vast en legt deze ter goedkeuring voor aan de Algemene Vergadering. Declaraties worden op een speciaal formulier per kwartaal bij de penningmeester ingediend.

Art.5 In de vereniging zijn de volgende commissies ingesteld:

a: Cursussen.
Taak: organiseert cursussen voor snoeien (onderhoud- en vormsnoei), enten, ziekten en plagen. Zoekt hiervoor naar theorie- en praktijklocaties, i.s.m. de commissie ‘Snoeien’, cursusleiders en praktijkbegeleiders; zorgt voor cursusmateriaal en wikkelt de financiën af met de penningmeester. Motiveert cursisten tot lidmaatschap.
b: Snoeien.
Taak: bezoekt adressen waarvan een advies- of snoeiaanvraag is binnengekomen. Stelt periodiek de ‘Lijst snoeiverzoeken’ op. Organiseert advies- en snoeiwerk. Beoordeelt locaties op bruikbaarheid voor resp. ledensnoeidagen en cursussen. Werkt samen met de Mobiele Brigade, een groep leden-snoeiers, die snoeit in het winterseizoen. Verzorgt advieswerk m.b.t. specifieke vragen over en aanplant van bomen.
c: Fruitrassententoonstellingen.
Taak:

Verzorgt fruitrassententoonstellingen en verzamelt hiervoor diverse rassen o.a. in samenwerking met de commissies Abdijtuin en Collectieboomgaard.
Legt contacten met de beheerder van de locatie en zorgt voor vrijwilligers van de activiteiten waaronder een determineerteam op de tentoonstellingen.
Maakt reclame voor de tentoonstellingen.
Promoot de Vereniging op de Fruitrassententoonstellingen.
Er is een koffer met PR-materiaal die alle leden van de vereniging kunnen gebruiken.

d: Abdijtuin:
Taak: onderhoudt de boomgaard van de Sint Adelbertabdij in Egmond-Binnen en houdt samenspraak met de abt. In de tuin zijn vele fruitrassen verzameld en van de vruchten hiervan worden exemplaren geleverd voor de fruitrassententoostellingen. Een groep leden-werkers verricht in principe wekelijks onderhoudswerkzaamheden. Jaarlijks vindt een evaluatiegesprek met de abt plaats.
e: Collectieboomgaard.
Taak: regelt de zaken in de boomgaard aan de Volgerweg, Middenbeemster, eigendom van Jaap Bruin en Anneke van Sijpveld. Begeleidt de uitvoering van het plantplan, adviseert over het te voeren beleid t.a.v. het onderhoud van bomen en het terrein. Draagt verantwoordelijkheid voor een zo goed mogelijke pomologische ontwikkeling van de collectieboomgaard en voert overleg met de eigenaren daarvan. Een groep leden-werkers verricht in principe wekelijks onderhoudswerkzaamheden in de boomgaard.
f: Inventarisatie.
Taak: verzorgt het inventariseren van fruitbomen in daartoe met de subsidiegever overeengekomen gebieden. Leidt leden op voor het inventariseren. Zorgt voor invoer van de gegevens in de computer op een speciale inventarisatiewebsite, die verschillende toegangsmogelijkheden heeft.
g: POM culinair.
Taak

De kennis en kunde van het gebruik, de verwerking en aanwending van fruit in de breedste zin van het woord te behouden, uit te breiden en aan de leden van de POMologische Vereniging Noord-Holland door te geven en te bevorderen.
De doelstelling willen we bereiken door kennis te vergaren en te verspreiden door een brede inventarisatie te doen naar het gebruik, verwerking en aanwending van fruit.
. Dit te bereiken door interviews met deskundigen, literatuurstudie, enquêtes en deelname aan nieuwe of bestaande publieks- en verenigingsactiviteiten zoals bijvoorbeeld open dagen en demonstratiemogelijkheden.

h: Commissies Algemeen.

Het bestuur overlegt regelmatig met de commissies, eenmaal per jaar ook in een bestuursvergadering.
De commissies dienen jaarlijks een begroting in bij het bestuur.
Bij een vacature in een commissie zoeken commissie en bestuur gezamenlijk naar een kandidaat, het bestuur benoemt uit de leden van de vereniging de kandidaat.
Leden-werkers worden door de commissie aangesteld.
Door het secretariaat wordt een register bijgehouden van de commissieleden, met vermelding van de contactpersonen. Dat register is toegankelijk voor de leden van de vereniging.

Art.6 Naast commissies bestaan er in de vereniging:

a. Een redactie voor het verenigingsblad POM, dat vier keer per jaar verschijnt. De redactie is verantwoordelijk voor de vormgeving en uitvoering van het blad en voor het tijdige uitbrengen. De redactie overlegt regelmatig met het bestuur , minstens eenmaal per jaar in een bestuursvergadering. In het blad is een colofon met nuttige informatie en een agenda met activiteiten opgenomen.
b. Een boekenkist. Dit is een verzameling boeken en naslagwerken met voor de vereniging relevante inhoud, die voor leden ter beschikking is. De kist wordt beheerd door daartoe door het bestuur aangestelde leden.
c. Een website op internet. Deze website wordt beheerd door leden, hiertoe aangesteld door het bestuur. De site bevat voor leden en geïnteresseerde bezoekers relevante informatie over fruitrassen. Ook alle informatie over de vereniging is op de site te vinden. Er is een link naar de speciale website over inventarisatie. Voor deze site bestaat een toegangsregeling.
d. Deskundige leden (pomologen), die leden en belangstellenden adviseren over aanplant, onderhoud en bestrijding van ziekten en plagen. Deze deskundigen hebben regelmatig contact met het bestuur over hun werkzaamheden.